Kwaliteit Utrechtse digitale archivering onder druk

De Utrechtse archiefinspectie maakt zich zorgen over de toekomstige kwaliteit van de Utrechtse archieven. Overheden gaan steeds meer over van een papieren naar een digitale informatiehuishouding maar passen hun wijze en organisatie van archivering daar niet (voldoende) op aan. Positief is de inspectie over de uitbreiding van de archiefbewaarplaatsen. Dat blijkt uit het gezamenlijk jaarverslag over 2009-2010 van de provinciale archiefinspecties van Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland.

Het risico op verlies van bedrijfskritische informatie is groot, omdat de organisatie, formatie en het opleidingsniveau van de archiefmedewerkers bij veel overheidsorganisaties nog niet aangepast is op de digitalisering. Vanwege het volgend jaar in werking tredend nieuwe interbestuurlijk toezicht, waarbij de provincie meer op afstand komt te staan, is het van belang dat de organisaties op korte termijn orde op zaken stellen. Het benoemen van een gemeentearchivaris en het uitvoeren van het horizontale gemeentelijke archieftoezicht door een gemeentelijk archiefinspecteur is daarbij essentieel.

De provinciale archiefinspectie is positief over de uitbreiding van archiefbewaarplaatsen. In diverse regio's binnen de provincie Utrecht werd het afgelopen jaar de bouw van ruime en veilige archiefbewaarplaatsen met goede publieksvoorzieningen afgerond dan wel in gang gezet. Het percentage Utrechtse gemeenten zonder benoemde archivaris en zonder goede publieksvoorzieningen is gedaald. Dit betekent dat de historische informatievoorziening richting burger, mede door digitalisering van de informatiebronnen, flink verbeterd is.

Sinds 2005 stellen de archiefinspecties van de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland samen een tweejaarlijks Randstedelijk verslag op. In het verslag is beschreven hoe het is gesteld met het informatie- en archiefbeheer in hun provincies, gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en de regiopolitie in de Randstad.