Managementassistent
Ben jij de managementassistent die de Algemeen Directeur gaat ondersteunen?
Wij zijn voor 36 uur per week op zoek naar een enthousiaste en betrokken managementassistent die veel werk uit handen neemt. In deze functie ben je onder andere de spil tussen de directie en onze in- en externe klanten en weet je met jouw proactieve houding en verantwoordelijkheidsgevoel de werkzaamheden tot in de puntjes te verzorgen. In deze rol past een flexibel persoon die geen 9.00 tot 17.00 mentaliteit kent en goed bereikbaar is.
Je plek in de organisatie
Als managementassistent maak je deel uit van het team Ondersteuning binnen de afdeling staf. Je ondersteunt en ontzorgt vooral de Algemeen Directeur en zorgt voor tijdige agenda en besluitenlijsten van de wekelijkse directievergaderingen. Ook zorg je voor de vergaderingen van het directieberaad (DBR) en de bestuursvergaderingen, in samenwerking met de bestuursadviseur, voor tijdige agendering van voorstellen en ben je aanwezig bij de vergaderingen om notulen te maken.
Als individu werk je zowel zelfstandig als in teamverband, ben je een verbinder en zichtbaar voor Duo+ en de DUO-gemeenten. Onze werkzaamheden vinden daarom plaats op meerdere locaties.
Je functie
- Agenda- en emailbeheer voor de Algemeen Directeur;
- Organiseren van in- en externe afspraken en dergelijke, zowel ambtelijk als bestuurlijk;
- Het behandelen en digitaal archiveren van (onder andere zeer vertrouwelijke) correspondentie;
- Je treedt op als eerste aanspreekpunt voor de Algemeen Directeur;
- Verslaglegging van directie- en bestuursvergaderingen, inclusief bewaking en najagen van de genomen besluiten;
- Organiseren van evenementen in samenwerking met collega’s of deelnemen in projecten;
- ‘Primus inter pares’ van alle medewerkers administratieve & secretariële ondersteuning binnen de organisatie: coördinerende rol in het maken van werkafspraken tussen alle betrokkenen.
Je profiel
- Afgeronde HBO opleiding directiesecretaresse / managementassistente;
- Minimaal 3 jaar werkervaring in ondersteuning op directieniveau;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Ervaring in complex agendabeheer en handelen met vertrouwelijk informatie;
- Idealiter ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving;
- Digitale vaardigheden.
Ons aanbod
Duo+ biedt je uitdagend werk waarbij je zelfstandigheid en klantgerichtheid gewaardeerd worden. De functie is gewaardeerd op schaalniveau 8, minimaal € 3.052,-- en maximaal € 4 297,-- bruto per maand op basis van een fulltime werkweek (36 uur).
Onze organisaties zijn in beweging, dat geeft jou de kans om je verder te ontwikkelen binnen je vakgebied. We bieden je uitdagend werk waarbij je zelfstandigheid en klantgerichtheid gewaardeerd worden. Jij staat aan het roer om jouw professionaliteit en die van Duo+ verder te brengen. Ook de functie van managementassistent ontwikkelt hierin mee. Jouw initiatieven en ideeën daarbij worden zeer gewaardeerd!
Daarnaast ontvang je:
- Een individueel keuzebudget van 17,05% van je salaris, te gebruiken voor bijvoorbeeld opleiding of extra verlof;
- Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een ABP-pensioen, reiskostenvergoeding en een uitstekende verlofregeling;
- Een laptop en mobiele telefoon;
- Flexibiliteit om (deels) thuis te werken;
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract;
- Een gedreven team van fijne collega’s.
Over onze organisatie Duo+
Duo+ is in januari 2016 opgericht als ambitieuze uitvoeringsorganisatie door drie unieke gemeenten gelegen tussen het Groene Hart en de metropool Amsterdam. Dit zijn de gemeente Ouder-Amstel (rond de 14.500 inwoners), de gemeente Diemen (rond de 33.000 inwoners) en de gemeente Uithoorn (rond de 31.000 inwoners).
Duo+ is een informele organisatie met gedreven doeners en denkers. Zij zijn actief in de bedrijfsvoering, het sociaal domein en de fysieke buitenruimte. Het is de taak van Duo+ om in de rol van opdrachtnemer de drie gemeenten bij een veranderende dienstverleningsbehoefte ‘lenig, flexibel en innovatief’ te ondersteunen bij de bedrijfsvoering en biedt dienstverlening aan de inwoners en ondernemers. Duo+ levert de gemeenten de afgesproken diensten en producten. Duo+ is en voelt zich eigenaar van de klantvraag.
De omgangsvorm in de samenwerking met de gemeenten is op basis van gelijkwaardigheid, daarbij is een prettige en transparante werkwijze van belang. Samen staan ze voor de gezamenlijke opgave van een sterke en efficiënte samenwerking die ten goede komt aan inwoners en bedrijven binnen de drie gemeenten. Er werken ongeveer 400 collega’s. Zij zetten zich samen in voor de interne en externe gemeentelijke dienstverlening ten behoeve van ruim 75.000 inwoners en de duizenden bedrijven. En natuurlijk ook voor de vele bezoekers die de gemeenten ieder jaar ontvangen.
Het is de missie van Duo+ om ervoor te zorgen dat de gemeenten Ouder-Amstel, Diemen en Uithoorn hun lokale opgaven kunnen realiseren, vanuit de visie om waarde toe te voegen door advisering, uitvoering en uitwisseling.
Bestuur Duo+
Duo+ is ingericht als een Gemeenschappelijke Regeling. Het bestuur van Duo+ treedt op als eindverantwoordelijke van Duo+. De Algemeen Directeur van Duo+ treedt op als ambtelijk opdrachtnemer.
Interesse?
Herken je jezelf hier in en ben jij geïnteresseerd? Reageer via www.werkenvoordeduogemeenten.nl.
Meer informatie?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Ilona Verheul, afdelingshoofd Staf.
Voor alle functies binnen de DUO-organisaties is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. De kosten worden door ons vergoed. Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.
Acquisitie stellen we niet op prijs!
Contactpersoon:
Ilona Verheul
Uithoorn
Tel: +31625661230