De do's en don't bij het introduceren van..

Tegenwoordig zijn flexibele werkplekken en -tijden steeds meer regel dan uitzondering. Daardoor krijg je ook meteen te maken met nieuwe communicatie-uitdagingen. Een social intranet lost dit grotendeels op, door medwerkers efficiënt informatie te laten delen. En ook zorgt het voor voldoende commitment naar elkaar en naar de organisatie.

Maar hoe introduceer je zo’n social intranet? Ook al verschillen de uitdagingen voor elk bedrijf, toch zijn er do’s en don’ts te benoemen.

Daarom lichten we er enkele uit die men vaak vergeet:

1- Inventariseer alle wensen en verwachtingen
Uiteindelijk zijn het de medewerkers zelf die het gebruiken. Wat verwachten zij ervan? Wat willen zij ermee? Door hier gehoor aan te geven maakt dat iedereen er straks graag ‘mee speelt’ en niet alleen de communicatie-afdeling. Sowieso: betrek iedereen meteen vanaf startfase erbij en niet pas als het af is.

2- Gebruik thema’s en onderwerpen
Vaak deelt men de communities in op basis van afdelingen. De keerzijde hiervan is dat afdelingen dan nauwelijks in contact komen met elkaar. Breng mensen dus juist bij elkaar door thema's. Zo leren ze elkaar sneller kennen.

3- Gebruik organisatiedoelen als uitgangspunt
‘Meer kennis delen’ of ‘betere samenwerking’ zijn als intranetdoelen te vaag. Werk liever vanuit concrete organisatiedoelen. En bedenk vervolgens hoe het social intranet daar aan bijdraagt.

4- Train mensen ook op gedrag
Geef niet alleen trainingen over praktische zaken zoals: ‘hoe start ik een discussie?’, maar geef ook gedragstrainingen. Dus bijvoorbeeld: ‘waarom of wanneer start ik een bepaalde discussie?’. Daarmee verhoog je de betrokkenheid en verlaag je de drempel om er actief mee bezig te zijn.

5- Maak het makkelijk toegankelijk
Maak het intranet ook toegankelijk vanuit andere locaties (bijvoorbeeld thuis) en met andere devices (bijvoorbeeld smartphone).

Nu is de vraag: Welk platform kies je?
Met Slack kun je bijvoorbeeld foto’s maken en met Basecamp todo-lijstjes. En SharePoint is geïntegreerd met Office. Zo heeft elke oplossing zijn eigen voordelen. Omdat elk bedrijf een eigen dynamiek kent, verschilt het welke oplossing het meest geschikt is.

Maar wat als je niet zou zoeken naar de best passende generieke oplossing, maar dat je de perfecte oplossing zelf creëert? Je gebruikt generieke oplossingen, je koppelt deze aan jouw social intranet… en vervolgens heb je het beste uit beide werelden. Hierbij helpt A-side media je. We zetten bewezen systemen in zonder hoge investeringen, en samen bouwen we een intranet dat naadloos aansluit op jouw organisatie.