Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse
(28 tot) 36 uur per week/ vacaturenummer 25.82

Heb jij dat zesde zintuig, waarmee je steeds weer op tijd aanvoelt wat de behoeften zijn? Ben je politiek sensitief, proactief en hou je ervan om orde te scheppen in een dynamische omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw baan
Als bestuurssecretaresse ondersteun je onze wethouders en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun werk. Welke bestuurders jij precies ondersteunt, hangt af van jouw ervaring en talent; we verdelen de portefeuille binnen het team op maat.

De kern van jouw werk is proactief agendabeheer. Dat betekent dat je veel verder kijkt dan alleen het plannen van afspraken. Jij:

• denkt vooruit, voelt aan wat logisch is en wat niet
• voegt de juiste stukken toe bij elke vergadering
• plant reistijden slim
• houdt rekening met voorkeuren en werkwijze per bestuurder
• maakt inschattingen of een bestuurder wel of niet moet aansluiten bij een overleg
• beslist (binnen de afgesproken kaders) welke afspraak prioriteit krijgt

Je bent de spil tussen bestuur, inwoners, ondernemers en interne collega’s. Soms gaat het om een inwoner die gehoord wil worden door een wethouder, soms om een aannemer die een voorstel wil presenteren, en soms om het organiseren van een high tea voor alle 50-jarig huwelijksjubilea.

Alles wat je doet draagt bij aan het soepel verlopen van bestuurlijke en organisatorische processen. Je hebt veel autonomie, juist omdat jij degene bent die het overzicht houdt en vooraf signaleert wat nodig is.

Jouw team
Binnen het bestuurssecretariaat werk je in een hecht team met vier collega’s en geef je invulling aan de ondersteuning van het college en de directie. De sfeer is warm, loyaal en collegiaal: er wordt hard gewerkt, maar er is óók oog voor elkaar.

De samenwerking met bestuur, directie, de griffie en andere afdelingen verloopt goed. Iedereen is dienstbaar en werkt vanuit hetzelfde doel: het bestuur ontzorgen en bestuurlijke processen goed laten verlopen.

In deze functie krijg je direct contact met bestuurders. Hierdoor zie je elke dag concreet het effect van je werk.

Jouw leidinggevende
Wij vinden het belangrijk dat jij nú al een inschatting maakt of onze stijl van leidinggeven bij jou past.

Onze vijf zekerheden; je teammanager…

1. geeft jou veel verantwoordelijkheid. Je hoort dus niet wát je moet doen maar waar we naartoe onderweg zijn. Aan jou de taak om dat te vertalen in je werk en dat van je team;
2. verdeelt de aandacht over maximaal 20 teamleden. Zo weet je zeker dat je geen nummer bent;
3. leeft voor efficiënt werken. Dus zetten we je niet onnodig veel in de cc of in lange en/of doelloze vergaderingen;
4. staat voor je klaar. We zijn een lerende organisatie. Coaching en feedback is een vast onderdeel in de gesprekken met je leidinggevende. Want naast het werk staat ook persoonlijke ontwikkeling centraal;
5. bewaakt de balans formeel/informeel. Bij ons gaan werkplezier, goede sfeer en topprestaties samen.

Spreekt dit je aan? Lees dan verder!

Onze organisatie
Tegelijk met het dagelijkse werk bouwen we samen aan onze organisatie. Ons gemeentehuis is daarom de ontmoetingsplek voor doeners, denkers en regelaars. Daar en vanuit huis doen wij er alles aan om ervoor te zorgen dat iedereen in onze gemeente juist en snel is geholpen. Gaat dat vlekkeloos? Nee maar daar leren we van! Iedereen die bij ons werkt begrijpt bovendien dat we dit alleen bereiken in samenwerking met elkaar en de omgeving.

Jouw deskundigheid
Je hebt een collegiale en dienstverlenende instelling, bent stressbestendig en accuraat. Je houdt het overzicht op hectische momenten. Vertrouwelijke en politiek-gevoelige informatie behandel jij altijd discreet. Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden. Je signaleert problemen en ziet kansen om deze alleen of samen met je collega’s op te lossen.
Jouw kernkwaliteiten zijn: Pro-actief, communicatief, nauwkeurig en open voor vernieuwing.

Opleiding en ervaring van onze ideale kandidaat:

• een mbo-opleiding in de richting van directiesecretaresse of officemanagement
• ervaring als secretaresse, managementassistent of persoonlijk assistent
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• goede kennis van Word, Excel en Outlook
• ervaring in een gemeentelijke of bestuurlijke omgeving (pré)
• bestuurlijke sensitiviteit en een professionele uitstraling
• ervaring in een non-profit of andere complexe organisatie telt ook mee — het gaat om jouw gevoel voor dienstverlening en jouw vermogen om bestuurders écht te ontzorgen.

Wat maakt dit werk bijzonder?

• Je staat letterlijk midden in de bestuurlijke dynamiek van onze gemeente.
• Doordat we een platte organisatie zijn, kun je echt meedenken en bijdragen aan verbeteringen.
• Je krijgt veel vertrouwen en autonomie.
• De sfeer in het team is warm, loyaal en ondersteunend.
• Je werkt dicht op de bestuurder én ziet direct het resultaat van je werk.

"Voor de directie moest er op korte termijn een locatie met voorzieningen geregeld worden voor een medewerkersdag. Zo gaaf om te zien dat we met diverse collega’s dit voor elkaar hebben gekregen!" — aldus een collega.

Salaris en arbeidsvoorwaarden
Als jij je bij ons inzet voor de samenleving, staat daar uiteraard iets tegenover.
Wij bieden in eerste instantie een arbeidscontract voor een jaar, met uitzicht op een vast contract. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring maximaal € 3.831,00 bruto per maand (functieschaal 7), bij een 36-urige werkweek.

Naast je salaris ontvang je een vrij besteedbaar budget: het Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% van je salaris en salaristoeslagen. Met dit IKB regel je bijvoorbeeld extra verlof, een opleiding of je laat het maandelijks uitbetalen. Op www.caogemeenten.nl lees je hier meer over. Bovenop het IKB krijg je € 500 bruto extra (bij een 36-urige werkweek).

Gemeente De Ronde Venen
Ons gemeentehuis staat in Mijdrecht. Dat is één van de 8 prachtige dorpen die onze gemeente rijk is. In totaal wonen er 45.000 inwoners maar nog veel meer mensen zijn er dagelijks voor werk, ontspanning en recreatie. We dragen ons steentje bij aan de lokale samenleving door het college en de gemeenteraad optimaal bij te staan. Wil je meer over ons weten, kijk dan op: www.werkenvoorderondevenen.nl en/of bekijk ons filmpje.

Geïnteresseerd?
Reageer dan vóór 4 december 2025 via onderstaande sollicitatiebutton.
Wil je eerst meer informatie? Bel dan met Wendy van Wees, 06 82653603.

Uitsluitend reacties via Werken in het Westen nemen wij mee in de sollicitatieprocedure.

Wij stellen acquisitie naar aanleiding van deze advertentie niet op prijs.

Solliciteer direct

Contactpersoon:
Bas van Andel
Mijdrecht